الامارات 7 - مفهوم الوثائق الإدارية
تُعَد الوثيقة الإدارية وسيلة اتصال هامة بين الإدارات العمومية، وكذلك بين هذه الإدارات والأفراد. هناك أنواع متعددة من الوثائق الإدارية، يمكن تلخيصها كما يلي:
الوثائق العامة: تشمل رسائل ومذكرات وأوراق إرسال تُستخدم لتسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة.
الوثائق الإخبارية: تتضمن برقيات ومحاضر وإبلاغات، وغالباً ما تكون داخليّة، حيث تُستخدم لتوفير تقارير شاملة عن سير الأعمال والموظفين.
الوثائق الخاصة: تصدر على شكل مذكرات تُبين قرارات المؤسسة، مثل تقارير العُطل الرسمية وأوقات العمل.
وثائق الإثبات: تشمل المحاضر التي تُثبتها الإدارة، وتكون موثقة ولا يمكن تعديلها من قبل أي شخص.
الوثائق المستعجلة: تشمل إعلانات وبلاغات تُبث عبر وسائل إدارية محددة لنقل رسائل أو تدابير هامة.
النماذج: تحتوي على معلومات ثابتة مع فراغات تعبأ من قِبل المعنيين، مثل الفواتير وطلبات التوظيف.
أشكال المراسلات الإدارية
تتضمن المراسلات الإدارية عدة أشكال:
الرسائل: تُستخدم للإفادة بالاستلام أو للإعلام، وتنقسم إلى:
الرسالة الإدارية: بين الإدارات.
الرسالة الشخصية: تُرسل من الأفراد إلى رؤسائهم.
المذكرات: تُستخدم لطرح أسئلة أو اقتراحات.
أوراق الإرسال: تُستخدم لنقل الوثائق الهامة داخل المؤسسة.
المحاضر: تدوين الأحداث داخل المؤسسة لتوثيقها ونقلها للإدارة.
المذكرات المصلحية: تهدف إلى توجيه التعليمات لجميع أعضاء المؤسسة.
المنشورات: تصدر من السلطة العليا لنشر معلومات وقرارات تتعلق بالمؤسسة.
الإعلانات: تحتوي على قرارات تصدرها الإدارة، وغالباً ما تُنشر في أماكن مرئية للعاملين.
تسهم هذه الوثائق والمراسلات في تسهيل العمل الإداري وضمان تواصل فعال داخل المؤسسات.
تُعَد الوثيقة الإدارية وسيلة اتصال هامة بين الإدارات العمومية، وكذلك بين هذه الإدارات والأفراد. هناك أنواع متعددة من الوثائق الإدارية، يمكن تلخيصها كما يلي:
الوثائق العامة: تشمل رسائل ومذكرات وأوراق إرسال تُستخدم لتسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة.
الوثائق الإخبارية: تتضمن برقيات ومحاضر وإبلاغات، وغالباً ما تكون داخليّة، حيث تُستخدم لتوفير تقارير شاملة عن سير الأعمال والموظفين.
الوثائق الخاصة: تصدر على شكل مذكرات تُبين قرارات المؤسسة، مثل تقارير العُطل الرسمية وأوقات العمل.
وثائق الإثبات: تشمل المحاضر التي تُثبتها الإدارة، وتكون موثقة ولا يمكن تعديلها من قبل أي شخص.
الوثائق المستعجلة: تشمل إعلانات وبلاغات تُبث عبر وسائل إدارية محددة لنقل رسائل أو تدابير هامة.
النماذج: تحتوي على معلومات ثابتة مع فراغات تعبأ من قِبل المعنيين، مثل الفواتير وطلبات التوظيف.
أشكال المراسلات الإدارية
تتضمن المراسلات الإدارية عدة أشكال:
الرسائل: تُستخدم للإفادة بالاستلام أو للإعلام، وتنقسم إلى:
الرسالة الإدارية: بين الإدارات.
الرسالة الشخصية: تُرسل من الأفراد إلى رؤسائهم.
المذكرات: تُستخدم لطرح أسئلة أو اقتراحات.
أوراق الإرسال: تُستخدم لنقل الوثائق الهامة داخل المؤسسة.
المحاضر: تدوين الأحداث داخل المؤسسة لتوثيقها ونقلها للإدارة.
المذكرات المصلحية: تهدف إلى توجيه التعليمات لجميع أعضاء المؤسسة.
المنشورات: تصدر من السلطة العليا لنشر معلومات وقرارات تتعلق بالمؤسسة.
الإعلانات: تحتوي على قرارات تصدرها الإدارة، وغالباً ما تُنشر في أماكن مرئية للعاملين.
تسهم هذه الوثائق والمراسلات في تسهيل العمل الإداري وضمان تواصل فعال داخل المؤسسات.