الامارات 7 - الوثيقة الإدارية هي مجموعة من الوثائق التي تصدرها الإدارة عبر موظفيها وتستخدمها كوسيلة للتواصل مع مصالح إدارية أخرى بهدف تنفيذ العمليات الإدارية لتحقيق الأهداف المرجوة. تعتبر هذه الوثائق رسمية، تُحرر إما باسم المسؤول أو المرفق العام إذا كانت إدارية. تتكون من أوراق أو سجلات رسمية تصدرها جهات إدارية مفوضة قانونياً، وتحتوي على معلومات وبيانات معينة، وقد تكون مرتبطة بمواقف الإدارة أو تأكيد أحداث محددة. تُعد الوثائق الإدارية أداة للتعبير عن أنشطة المؤسسات الحكومية والوزارات والدوائر الرسمية.

أنواع الوثائق الإدارية حسب الشكل:

المخطوطات: هي كتب أو مستندات مكتوبة يدويًا، وتتميز بأنها تمثل وثائق كتبت قبل عصر الطباعة.
الأرشيف الورقي: يحتوي على جميع النصوص والوثائق التي تم تدوينها بهدف تحقيق أهداف متنوعة، وتشمل المعاهدات، القوانين، المراسيم، وغيرها من الوثائق الرسمية.
الأرشيف الإلكتروني: هو مجموعة من الرموز المسجلة على تطبيقات أو مواقع إلكترونية، وتتميز بأنها سريعة وقابلة للتبادل والتعديل، لكنها تفتقر إلى الأصالة في بعض الأحيان.
أنواع الوثائق الإدارية حسب النشاطات:

الوثائق السياسية: تشمل السجلات التي تتعلق بالخطط والأنظمة المعتمدة من المؤسسة.
الوثائق التنظيمية: تشمل الميزانيات وكشوفات الحسابات والمخططات التنظيمية.
الوثائق الحاكمة: تشمل التوجيهات والتعليمات الصادرة عن السلطة العليا.
وثائق الإبلاغ: مثل التقارير السنوية وتقارير التقدم أو الإنجازات.
الوثائق التشغيلية: هي السجلات المتعلقة بتطبيق الأنظمة والإجراءات الإدارية.
وظائف الوثيقة الإدارية:

تحديد المركز القانوني للفرد: مثل قرارات التعيين والتثبيت والإحالة.
أداة قانونية للتواصل مع الغير: مثل الاستدعاءات أو المراسلات.
إحالة الوثائق: تُستخدم لتحويل المستندات بين الجهات.
الإعلام: مثل إصدار إدارة ما وثائق إعلامية لإبلاغ العاملين بقرارات معينة.
التوجيه: مثل إصدار مذكرات لضبط سلوكيات الموظفين.
بذلك، تُعد الوثائق الإدارية جزءاً أساسياً من التنظيم الإداري في أي مؤسسة أو هيئة حكومية.