الامارات 7 - نظم المعلومات الإدارية هي مجموعة من العناصر المتكاملة التي تهدف إلى جمع المعلومات المتعلقة بموضوع معين، بهدف اتخاذ قرارات ملائمة. من الضروري أن تكون المعلومات التي يتم جمعها دقيقة وواضحة، إذ أن أي تقصير في عملية جمع البيانات سيؤثر سلباً على قدرة النظام في أداء مهمته بنجاح. ترتبط نظم المعلومات الإدارية ارتباطاً وثيقاً بالواقع العملي في المؤسسات والشركات، حيث تعتمد القرارات المتخذة في بيئة العمل على المعلومات المقدمة من فريق مختص بجمع البيانات. يجب أن يتمتع هذا الفريق بالدقة والخبرة لتجنب اختيار المعلومات غير المفيدة، مما يعزز من فاعلية وكفاءة عملية اتخاذ القرار.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
ترتبط نظم المعلومات الإدارية بشكل وثيق مع الواقع العملي للمنشآت، ولها أهمية كبيرة تشمل النقاط التالية:
تعتبر من المكونات الرئيسية للمؤسسات والشركات.
تمثل جزءاً من التطور التكنولوجي الحديث.
تساهم في تعزيز التنافسية بين قطاعات العمل المختلفة.
تساعد في اتخاذ القرارات بناءً على معلومات دقيقة.
تؤثر بشكل كبير في أداء المنشأة، بالتوازي مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة بها.
شروط المعلومات الإدارية
لكي تكون المعلومة صحيحة، يجب أن تتوفر فيها مجموعة من الشروط الأساسية، وهي:
التوقيت: يجب أن يتم جمع المعلومات في الوقت المناسب لدعم اتخاذ قرارات سريعة.
الدقة: يجب أن تكون المعلومة واضحة ومفصلة.
التأكد: ينبغي التحقق من صحة المصدر.
الاختصار: يمكن أن تكون المعلومة موجزة، بشرط أن تحتوي على كل ما هو مهم.
الكمال: يجب أن تكون المعلومة كاملة ولا تحتوي على غموض.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
تتكون نظم المعلومات الإدارية من عدة مكونات رئيسية:
البيانات: تعتبر الأساس الذي تعتمد عليه نظم المعلومات الإدارية، وتشمل النصوص والصور والفيديوهات وكل ما يرتبط بنشاط المؤسسة. على سبيل المثال، عند الحاجة لشراء طابعة جديدة، يتم جمع بيانات عن الطابعات المتاحة في السوق.
المعلومات: هي البيانات التي تم تنظيمها وربطها بطريقة تجعلها مفيدة وملائمة لاتخاذ القرار. بعد جمع البيانات عن الطابعات، يمكن تكوين معلومات دقيقة حول الخيارات المتاحة.
وسائل الاتصال: تشمل طرق ربط العناصر والمكونات المختلفة داخل النظام لتوصيل المعلومات إلى الإدارة لاتخاذ القرار. مثال: إرسال معلومات عن الطابعات إلى الإدارة لاختيار الأنسب.
التطبيقات والبرامج: تستخدم تكنولوجيا المعلومات لربط نظم المعلومات الإدارية، وتساعد في تسجيل القرارات المتخذة والبيانات التي تم جمعها، مما يسهم في حفظ سجل مفصل لعملية اتخاذ القرار.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
ترتبط نظم المعلومات الإدارية بشكل وثيق مع الواقع العملي للمنشآت، ولها أهمية كبيرة تشمل النقاط التالية:
تعتبر من المكونات الرئيسية للمؤسسات والشركات.
تمثل جزءاً من التطور التكنولوجي الحديث.
تساهم في تعزيز التنافسية بين قطاعات العمل المختلفة.
تساعد في اتخاذ القرارات بناءً على معلومات دقيقة.
تؤثر بشكل كبير في أداء المنشأة، بالتوازي مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة بها.
شروط المعلومات الإدارية
لكي تكون المعلومة صحيحة، يجب أن تتوفر فيها مجموعة من الشروط الأساسية، وهي:
التوقيت: يجب أن يتم جمع المعلومات في الوقت المناسب لدعم اتخاذ قرارات سريعة.
الدقة: يجب أن تكون المعلومة واضحة ومفصلة.
التأكد: ينبغي التحقق من صحة المصدر.
الاختصار: يمكن أن تكون المعلومة موجزة، بشرط أن تحتوي على كل ما هو مهم.
الكمال: يجب أن تكون المعلومة كاملة ولا تحتوي على غموض.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
تتكون نظم المعلومات الإدارية من عدة مكونات رئيسية:
البيانات: تعتبر الأساس الذي تعتمد عليه نظم المعلومات الإدارية، وتشمل النصوص والصور والفيديوهات وكل ما يرتبط بنشاط المؤسسة. على سبيل المثال، عند الحاجة لشراء طابعة جديدة، يتم جمع بيانات عن الطابعات المتاحة في السوق.
المعلومات: هي البيانات التي تم تنظيمها وربطها بطريقة تجعلها مفيدة وملائمة لاتخاذ القرار. بعد جمع البيانات عن الطابعات، يمكن تكوين معلومات دقيقة حول الخيارات المتاحة.
وسائل الاتصال: تشمل طرق ربط العناصر والمكونات المختلفة داخل النظام لتوصيل المعلومات إلى الإدارة لاتخاذ القرار. مثال: إرسال معلومات عن الطابعات إلى الإدارة لاختيار الأنسب.
التطبيقات والبرامج: تستخدم تكنولوجيا المعلومات لربط نظم المعلومات الإدارية، وتساعد في تسجيل القرارات المتخذة والبيانات التي تم جمعها، مما يسهم في حفظ سجل مفصل لعملية اتخاذ القرار.