الامارات 7 - عند البدء في كتابة رسالة بريد إلكتروني، هناك عدة حقول أساسية يجب معرفتها:
حقل مِن (From): يظهر فيه عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة، ويُعبأ تلقائيًا عند إنشاء رسالة جديدة.
حقل إلى (To): يُدخل فيه عنوان البريد الإلكتروني للشخص المراد إرسال الرسالة إليه. يُعبأ هذا الحقل يدويًا أو يُختار من قائمة عند النقر عليه، أما في حالة الرد على رسالة سابقة، يتم تعبئته تلقائيًا.
حقل الموضوع (Subject): يُستخدم لكتابة عنوان الرسالة. يمكن تجاوز هذا الحقل، لكنه يساعد المستلم على فهم محتوى الرسالة بشكل عام.
حقل النسخة الكربونية (Cc): حقل اختياري يُتيح إرسال نسخة من الرسالة لأشخاص آخرين. يستطيع جميع المستلمين رؤية عناوين هؤلاء الأشخاص.
حقل النسخة الكربونية المخفية (Bcc): أيضًا حقل اختياري، ولكنه يسمح بإرسال نسخة من الرسالة لأشخاص آخرين دون أن يرى المستلمون الآخرون من هم هؤلاء الأشخاص.
جسم الرسالة (Message Body): هنا يُكتب النص الرئيسي للرسالة، ويمكن إضافة توقيع المُرسل في نهايتها.
أنواع الرسائل البريدية
البريد الإلكتروني يُستخدم للتواصل الرسمي وغير الرسمي. الرسائل غير الرسمية تُرسل للأصدقاء أو العائلة، بينما الرسمية تُوجه للزملاء أو المدراء أو الأشخاص الذين لا تعرفهم شخصيًا. كتابة الرسائل غير الرسمية لا تتطلب قواعد صارمة، بينما تتطلب الرسائل الرسمية الالتزام بقواعد اللغة والنحو.
كتابة رسالة رسمية
عند كتابة رسالة رسمية، يجب مراعاة النقاط التالية:
موضوع الرسالة: يجب أن يكون العنوان دقيقًا وجذابًا للمستلم.
التحية: تشبه التحية المستخدمة في الرسائل الورقية. إذا لم يكن اسم المستلم معروفًا، يمكن استخدام عبارات مثل "لمن يهمه الأمر"، وإذا كان الاسم معروفًا، يُفضل استخدام "السيد المحترم/السيدة المحترمة".
عبارات الشكر: من الجيد بدء الرسالة بعبارة شكر إذا كانت ردًا على رسالة سابقة.
نص الرسالة: ينبغي التركيز على النقاط الرئيسية وأن تكون واضحة ومختصرة. إذا كانت هناك مرفقات، يجب الإشارة إليها.
الخاتمة: يُفضل إنهاء الرسالة بعبارات شكر مثل "شكرًا لك"، متبوعة باسم المُرسل ومعلومات إضافية إذا لزم الأمر.
نصائح لكتابة الرسائل الإلكترونية
يُفضل أن لا تتجاوز الرسالة طول شاشة الكمبيوتر أو الهاتف المحمول. في حال كانت طويلة، يُنصح بتقسيمها إلى فقرات قصيرة.
استخدام أسلوب مهذب ومناسب.
تجنب إضافة مرفقات كبيرة أو كثيرة.
التأكد من عدم وجود معلومات حساسة في الرسالة.
تجنب الاختصارات في النص.
مراجعة الرسالة لتصحيح الأخطاء قبل إرسالها.
استخدام أسلوب الطلب غير المباشر.
استخدام عبارات مثل "أولاً، ثانياً، ثالثاً" لتنظيم النقاط.
حقل مِن (From): يظهر فيه عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة، ويُعبأ تلقائيًا عند إنشاء رسالة جديدة.
حقل إلى (To): يُدخل فيه عنوان البريد الإلكتروني للشخص المراد إرسال الرسالة إليه. يُعبأ هذا الحقل يدويًا أو يُختار من قائمة عند النقر عليه، أما في حالة الرد على رسالة سابقة، يتم تعبئته تلقائيًا.
حقل الموضوع (Subject): يُستخدم لكتابة عنوان الرسالة. يمكن تجاوز هذا الحقل، لكنه يساعد المستلم على فهم محتوى الرسالة بشكل عام.
حقل النسخة الكربونية (Cc): حقل اختياري يُتيح إرسال نسخة من الرسالة لأشخاص آخرين. يستطيع جميع المستلمين رؤية عناوين هؤلاء الأشخاص.
حقل النسخة الكربونية المخفية (Bcc): أيضًا حقل اختياري، ولكنه يسمح بإرسال نسخة من الرسالة لأشخاص آخرين دون أن يرى المستلمون الآخرون من هم هؤلاء الأشخاص.
جسم الرسالة (Message Body): هنا يُكتب النص الرئيسي للرسالة، ويمكن إضافة توقيع المُرسل في نهايتها.
أنواع الرسائل البريدية
البريد الإلكتروني يُستخدم للتواصل الرسمي وغير الرسمي. الرسائل غير الرسمية تُرسل للأصدقاء أو العائلة، بينما الرسمية تُوجه للزملاء أو المدراء أو الأشخاص الذين لا تعرفهم شخصيًا. كتابة الرسائل غير الرسمية لا تتطلب قواعد صارمة، بينما تتطلب الرسائل الرسمية الالتزام بقواعد اللغة والنحو.
كتابة رسالة رسمية
عند كتابة رسالة رسمية، يجب مراعاة النقاط التالية:
موضوع الرسالة: يجب أن يكون العنوان دقيقًا وجذابًا للمستلم.
التحية: تشبه التحية المستخدمة في الرسائل الورقية. إذا لم يكن اسم المستلم معروفًا، يمكن استخدام عبارات مثل "لمن يهمه الأمر"، وإذا كان الاسم معروفًا، يُفضل استخدام "السيد المحترم/السيدة المحترمة".
عبارات الشكر: من الجيد بدء الرسالة بعبارة شكر إذا كانت ردًا على رسالة سابقة.
نص الرسالة: ينبغي التركيز على النقاط الرئيسية وأن تكون واضحة ومختصرة. إذا كانت هناك مرفقات، يجب الإشارة إليها.
الخاتمة: يُفضل إنهاء الرسالة بعبارات شكر مثل "شكرًا لك"، متبوعة باسم المُرسل ومعلومات إضافية إذا لزم الأمر.
نصائح لكتابة الرسائل الإلكترونية
يُفضل أن لا تتجاوز الرسالة طول شاشة الكمبيوتر أو الهاتف المحمول. في حال كانت طويلة، يُنصح بتقسيمها إلى فقرات قصيرة.
استخدام أسلوب مهذب ومناسب.
تجنب إضافة مرفقات كبيرة أو كثيرة.
التأكد من عدم وجود معلومات حساسة في الرسالة.
تجنب الاختصارات في النص.
مراجعة الرسالة لتصحيح الأخطاء قبل إرسالها.
استخدام أسلوب الطلب غير المباشر.
استخدام عبارات مثل "أولاً، ثانياً، ثالثاً" لتنظيم النقاط.