الامارات 7 - عند بدء كتابة رسالة بريد إلكتروني، هناك عدة حقول أساسية يجب على المستخدم معرفتها:
حقل مِن (From): يظهر عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة، ويتم تعبئته تلقائيًا عند إنشاء رسالة جديدة.
حقل إلى (To): يجب إدخال عنوان البريد الإلكتروني للجهة المستلمة. يمكن إدخال العنوان يدويًا أو اختيار من قائمة تظهر عند النقر على "إلى". في حال كانت الرسالة ردًا على رسالة سابقة، سيتم تعبئة هذا الحقل تلقائيًا.
حقل الموضوع (Subject): يمكن تجاوزه، ولكنه يتيح كتابة عنوان الرسالة، مما يساعد المستلم على فهم محتواها العام.
حقل النسخة الكربونية (Cc): حقل اختياري يُستخدم لإرسال نسخة إلى أشخاص آخرين غير المستلم الرئيسي، مع إظهار الأسماء للجميع.
حقل النسخة الكربونية المخفية (Bcc): مشابه لحقل "Cc"، لكنه يضمن عدم معرفة المستلمين الآخرين من هم الأشخاص الذين استلموا نسخة من الرسالة.
جسم الرسالة (Message Body): يحتوي على النص الرئيسي للرسالة، وقد يتضمن توقيع المُرسل في نهايتها.
أنواع رسائل البريد الإلكتروني
يمكن تقسيم رسائل البريد الإلكتروني إلى نوعين رئيسيين:
رسائل رسمية (Formal): تُرسل إلى زملاء العمل أو المدراء أو الأشخاص الذين لا يعرفهم المُرسل شخصيًا. يجب أن تكون هذه الرسائل مكتوبة بأسلوب احترافي مع مراعاة قواعد اللغة.
رسائل غير رسمية (Informal): تُرسل إلى الأصدقاء والعائلة، حيث لا يتطلب الأمر اتباع قواعد صارمة، ويمكن للمرسل التعبير عن نفسه بحرية.
كتابة رسالة رسمية
للكتابة بشكل رسمي، يجب مراعاة الأمور التالية:
موضوع الرسالة: يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا لجذب انتباه المستلم.
التحية: يجب أن تبدأ التحية بصورة مناسبة. عند عدم معرفة اسم المستلم، يمكن استخدام "إلى من يهمه الأمر"، وإذا كان الاسم معروفًا، يُفضل استخدام "السيد المحترم/السيدة المحترمة" متبوعًا بالاسم الأخير.
الشكر: إذا كانت الرسالة ردًا على رسالة سابقة، يُستحسن بدءها بعبارة شكر.
نص الرسالة: يُفضّل تنظيم النص حول النقاط الرئيسية وتقديمها بشكل مختصر. إذا كان هناك مرفق، يجب الإشارة إليه في النص.
الخاتمة: تنتهي الرسالة بعبارات شكر وتقدير، ثم كتابة اسم المُرسل ولقبه الوظيفي، ورقم الهاتف إذا لزم الأمر.
نصائح لكتابة رسالة بريد إلكتروني
يُفضل أن تكون الرسالة مختصرة، وعدم تجاوز حجم الشاشة. إذا كانت طويلة، قسّمها إلى فقرات مع فراغات بين كل فقرة.
استخدم صياغة مهذبة وابتعد عن الاختصارات.
تحقق من عدم احتواء الرسالة على معلومات حساسة.
تأكد من تدقيق الرسالة لتفادي الأخطاء الإملائية والنحوية.
استخدم أسلوب الطلب غير المباشر عند الكتابة، مثل "سأكون ممتنًا لك إذا استطعت...".
استخدم عبارات مثل "أولاً"، "ثانيًا"، "ثالثًا" لترتيب النقاط.
حقل مِن (From): يظهر عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة، ويتم تعبئته تلقائيًا عند إنشاء رسالة جديدة.
حقل إلى (To): يجب إدخال عنوان البريد الإلكتروني للجهة المستلمة. يمكن إدخال العنوان يدويًا أو اختيار من قائمة تظهر عند النقر على "إلى". في حال كانت الرسالة ردًا على رسالة سابقة، سيتم تعبئة هذا الحقل تلقائيًا.
حقل الموضوع (Subject): يمكن تجاوزه، ولكنه يتيح كتابة عنوان الرسالة، مما يساعد المستلم على فهم محتواها العام.
حقل النسخة الكربونية (Cc): حقل اختياري يُستخدم لإرسال نسخة إلى أشخاص آخرين غير المستلم الرئيسي، مع إظهار الأسماء للجميع.
حقل النسخة الكربونية المخفية (Bcc): مشابه لحقل "Cc"، لكنه يضمن عدم معرفة المستلمين الآخرين من هم الأشخاص الذين استلموا نسخة من الرسالة.
جسم الرسالة (Message Body): يحتوي على النص الرئيسي للرسالة، وقد يتضمن توقيع المُرسل في نهايتها.
أنواع رسائل البريد الإلكتروني
يمكن تقسيم رسائل البريد الإلكتروني إلى نوعين رئيسيين:
رسائل رسمية (Formal): تُرسل إلى زملاء العمل أو المدراء أو الأشخاص الذين لا يعرفهم المُرسل شخصيًا. يجب أن تكون هذه الرسائل مكتوبة بأسلوب احترافي مع مراعاة قواعد اللغة.
رسائل غير رسمية (Informal): تُرسل إلى الأصدقاء والعائلة، حيث لا يتطلب الأمر اتباع قواعد صارمة، ويمكن للمرسل التعبير عن نفسه بحرية.
كتابة رسالة رسمية
للكتابة بشكل رسمي، يجب مراعاة الأمور التالية:
موضوع الرسالة: يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا لجذب انتباه المستلم.
التحية: يجب أن تبدأ التحية بصورة مناسبة. عند عدم معرفة اسم المستلم، يمكن استخدام "إلى من يهمه الأمر"، وإذا كان الاسم معروفًا، يُفضل استخدام "السيد المحترم/السيدة المحترمة" متبوعًا بالاسم الأخير.
الشكر: إذا كانت الرسالة ردًا على رسالة سابقة، يُستحسن بدءها بعبارة شكر.
نص الرسالة: يُفضّل تنظيم النص حول النقاط الرئيسية وتقديمها بشكل مختصر. إذا كان هناك مرفق، يجب الإشارة إليه في النص.
الخاتمة: تنتهي الرسالة بعبارات شكر وتقدير، ثم كتابة اسم المُرسل ولقبه الوظيفي، ورقم الهاتف إذا لزم الأمر.
نصائح لكتابة رسالة بريد إلكتروني
يُفضل أن تكون الرسالة مختصرة، وعدم تجاوز حجم الشاشة. إذا كانت طويلة، قسّمها إلى فقرات مع فراغات بين كل فقرة.
استخدم صياغة مهذبة وابتعد عن الاختصارات.
تحقق من عدم احتواء الرسالة على معلومات حساسة.
تأكد من تدقيق الرسالة لتفادي الأخطاء الإملائية والنحوية.
استخدم أسلوب الطلب غير المباشر عند الكتابة، مثل "سأكون ممتنًا لك إذا استطعت...".
استخدم عبارات مثل "أولاً"، "ثانيًا"، "ثالثًا" لترتيب النقاط.