الامارات 7 - نظم المعلومات: أهمية وعمليات التحليل والتصميم
أصبح وجود نظم المعلومات ضرورة ملحة في مختلف أعمال المنشآت والمنظمات في عصر التكنولوجيا المتطورة. فقد أصبحت نظم المعلومات عنصرًا رئيسيًا في توفير المعلومات، الاحتفاظ بها، واستخدامها في جميع المجالات. يمكن تعريف نظم المعلومات على أنها مجموعة من الأشخاص، السجلات، البيانات، والعمليات (سواء كانت يدوية أو آلية) التي تخضع البيانات والمعلومات فيها للمعالجة. وهي تتألف من عناصر متكاملة تهدف إلى جمع، معالجة، وتخزين البيانات، ثم توزيعها لمن يحتاج إليها.
دورة حياة نظم المعلومات
تتطلب نظم المعلومات جهدًا متقنًا وتخضع لما يُعرف بدورة حياة نظم المعلومات، حيث تعتبر عملية التحليل هي الخطوة الأولى، يليها تحليل النظام، تصميمه، التكامل، الاختبار، الصيانة، وأخيرًا التقييم.
تحليل نظم المعلومات
يرتبط مفهوم تحليل نظم المعلومات بشكل وثيق مع العمليات المنهجية التي تهدف لحل المشكلات داخل النظام. يتم تفكيك النظام إلى مكوناته الأساسية بهدف خلق تفاعل متبادل بين هذه العناصر ومع البيئة المحيطة. يمكن للشركات الاستعانة بمحللي النظم في عدة حالات، مثل:
زيادة الأرباح أو خفض التكاليف.
حل المشكلات البرمجية.
تُعرف عملية تحليل النظم أيضًا بـ "دراسة النظم".
مراحل تحليل نظم المعلومات
تحديد الاحتياجات والمتطلبات: يقوم المحلل في هذه المرحلة بفهم الوظائف المطلوبة من النظام من خلال دراسات متنوعة.
تحديد نطاق التحليل: يشمل رسم صورة عن النظام المراد إنشاؤه وتحليل تفاصيله بعناية.
دراسة النظام الحالي: إجراء دراسات شاملة للنظام القائم وتحديد مشكلاته وأسبابها.
جمع المعلومات: يعتمد المحلل على مصادر داخلية وخارجية لجمع الحقائق والمعلومات المتعلقة بالنظام.
تحليل تدفق المعلومات: تحديد من يحتاج المعلومات وكيفية الحصول عليها والأهداف من استخدامها.
تحليل الأنشطة: يشمل رصد جميع المدخلات والمخرجات اللازمة للنظام.
توصيف النظام المقترح: يتضمن وصفًا شاملاً للنظام ومتطلباته.
تصميم نظم المعلومات
تأتي مرحلة التصميم بعد التحليل، وتهدف إلى تنظيم الأجزاء والمكونات لتكوين هيكل متكامل يحقق الأهداف المطلوبة. يمكن تعريف تصميم النظم بأنه مجموعة من الممارسات والإجراءات التي تهدف لإعادة ترتيب العناصر لتلبية مصالح النظام.
مراحل تصميم نظم المعلومات
التصميم العام للنظام: يُعرف أيضًا بالتخطيط المنطقي، حيث يحول المحلل الأهداف والمتطلبات إلى مواصفات عالية المستوى.
تصميم المخرجات: يتعلق بكيفية بناء تصور للمعلومات المطلوبة وحجمها.
تصميم المدخلات: يركز على نوع البيانات التي يجب إدخالها وتصميم نماذج الإدخال.
تصميم المعالجة: يتضمن الإجراءات التي ستخضع لها البيانات، مثل التصنيف والتنظيم.
تصميم قاعدة البيانات: ملاءمة البيانات المدخلة مع شاشات الإدخال.
المرحلة الانتقالية للتصميم المادي: تحديد المواصفات المطلوبة للأجهزة والبرمجيات.
تصميم عمليات المعالجة: اختيار البرامج المناسبة وأنظمة إدارة قواعد البيانات.
تصميم المدخلات المادية: يشمل تصميم نماذج الإدخال والأساليب المستخدمة لجمع البيانات.
بهذا، تعتبر نظم المعلومات ضرورية لتعزيز الكفاءة وتحقيق الأهداف في أي منظمة، مما يجعل تحليلها وتصميمها خطوات أساسية لتحقيق النجاح.
أصبح وجود نظم المعلومات ضرورة ملحة في مختلف أعمال المنشآت والمنظمات في عصر التكنولوجيا المتطورة. فقد أصبحت نظم المعلومات عنصرًا رئيسيًا في توفير المعلومات، الاحتفاظ بها، واستخدامها في جميع المجالات. يمكن تعريف نظم المعلومات على أنها مجموعة من الأشخاص، السجلات، البيانات، والعمليات (سواء كانت يدوية أو آلية) التي تخضع البيانات والمعلومات فيها للمعالجة. وهي تتألف من عناصر متكاملة تهدف إلى جمع، معالجة، وتخزين البيانات، ثم توزيعها لمن يحتاج إليها.
دورة حياة نظم المعلومات
تتطلب نظم المعلومات جهدًا متقنًا وتخضع لما يُعرف بدورة حياة نظم المعلومات، حيث تعتبر عملية التحليل هي الخطوة الأولى، يليها تحليل النظام، تصميمه، التكامل، الاختبار، الصيانة، وأخيرًا التقييم.
تحليل نظم المعلومات
يرتبط مفهوم تحليل نظم المعلومات بشكل وثيق مع العمليات المنهجية التي تهدف لحل المشكلات داخل النظام. يتم تفكيك النظام إلى مكوناته الأساسية بهدف خلق تفاعل متبادل بين هذه العناصر ومع البيئة المحيطة. يمكن للشركات الاستعانة بمحللي النظم في عدة حالات، مثل:
زيادة الأرباح أو خفض التكاليف.
حل المشكلات البرمجية.
تُعرف عملية تحليل النظم أيضًا بـ "دراسة النظم".
مراحل تحليل نظم المعلومات
تحديد الاحتياجات والمتطلبات: يقوم المحلل في هذه المرحلة بفهم الوظائف المطلوبة من النظام من خلال دراسات متنوعة.
تحديد نطاق التحليل: يشمل رسم صورة عن النظام المراد إنشاؤه وتحليل تفاصيله بعناية.
دراسة النظام الحالي: إجراء دراسات شاملة للنظام القائم وتحديد مشكلاته وأسبابها.
جمع المعلومات: يعتمد المحلل على مصادر داخلية وخارجية لجمع الحقائق والمعلومات المتعلقة بالنظام.
تحليل تدفق المعلومات: تحديد من يحتاج المعلومات وكيفية الحصول عليها والأهداف من استخدامها.
تحليل الأنشطة: يشمل رصد جميع المدخلات والمخرجات اللازمة للنظام.
توصيف النظام المقترح: يتضمن وصفًا شاملاً للنظام ومتطلباته.
تصميم نظم المعلومات
تأتي مرحلة التصميم بعد التحليل، وتهدف إلى تنظيم الأجزاء والمكونات لتكوين هيكل متكامل يحقق الأهداف المطلوبة. يمكن تعريف تصميم النظم بأنه مجموعة من الممارسات والإجراءات التي تهدف لإعادة ترتيب العناصر لتلبية مصالح النظام.
مراحل تصميم نظم المعلومات
التصميم العام للنظام: يُعرف أيضًا بالتخطيط المنطقي، حيث يحول المحلل الأهداف والمتطلبات إلى مواصفات عالية المستوى.
تصميم المخرجات: يتعلق بكيفية بناء تصور للمعلومات المطلوبة وحجمها.
تصميم المدخلات: يركز على نوع البيانات التي يجب إدخالها وتصميم نماذج الإدخال.
تصميم المعالجة: يتضمن الإجراءات التي ستخضع لها البيانات، مثل التصنيف والتنظيم.
تصميم قاعدة البيانات: ملاءمة البيانات المدخلة مع شاشات الإدخال.
المرحلة الانتقالية للتصميم المادي: تحديد المواصفات المطلوبة للأجهزة والبرمجيات.
تصميم عمليات المعالجة: اختيار البرامج المناسبة وأنظمة إدارة قواعد البيانات.
تصميم المدخلات المادية: يشمل تصميم نماذج الإدخال والأساليب المستخدمة لجمع البيانات.
بهذا، تعتبر نظم المعلومات ضرورية لتعزيز الكفاءة وتحقيق الأهداف في أي منظمة، مما يجعل تحليلها وتصميمها خطوات أساسية لتحقيق النجاح.